Betriebskostenvorauszahlungen rechtssicher anpassen – was Vermieter jetzt wissen müssen

Die Betriebskosten eines Mietobjekts unterliegen laufenden Veränderungen. Sei es durch steigende Energiepreise, neue kommunale Gebühren oder geänderte Verbrauchsverhalten der Mieter. Damit Vermieter nicht auf den Kosten sitzen bleiben und Mieter keine hohen Nachzahlungen tragen müssen, erlaubt das Mietrecht die Anpassung von Betriebskostenvorauszahlungen.

Doch diese Anpassung ist gesetzlich genau geregelt. Fehler können zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen oder die Anpassung im Zweifel unwirksam machen. In diesem Beitrag erläutern wir, wann eine Anpassung zulässig ist, wie sie korrekt durchgeführt wird und worauf besonders zu achten ist.

Gesetzliche Grundlage: § 560 BGB regelt die Voraussetzungen für die Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen

Die rechtliche Grundlage für die Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen findet sich in § 560 Absatz 4 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Dort ist festgelegt, dass eine Erhöhung oder Senkung der Betriebskostenvorauszahlungen nur auf Grundlage einer ordnungsgemäßen Abrechnung erfolgen darf.

Doch was bedeutete das in der Praxis?  Sie als Vermieter müssen zuerst eine formell und inhaltlich korrekte Betriebskostenabrechnung vorlegen. Eine reine Hochrechnung oder der bloße Verweis auf gestiegene Preise reicht nicht aus. Erst wenn die Abrechnung alle Anforderungen erfüllt und dem Mieter zugegangen ist, darf auf Basis des dort ermittelten Kostenstands eine Anpassung erfolgen.

Beachten Sie: Die Mitteilung über die neue Vorauszahlung muss zudem in Textform erfolgen. Das bedeutet, dass E-Mails, Briefe oder andere schriftliche Formate erlaubt sind. Eine mündliche Ankündigung ist hingegen nicht zulässig.

Nur eine Anpassung pro Abrechnungszeitraum – mit Ausnahmen

In der Praxis stellt sich häufig die Frage, ob eine Vorauszahlung mehrfach innerhalb eines Jahres angepasst werden kann. Notwendig sein könnte eine erneute Anpassung, wenn nach der ersten Erhöhung erneut deutliche Preissteigerungen auftreten. Grundsätzlich ist nur eine Anpassung pro Abrechnungszeitraum zulässig. Das Amtsgericht Köln hat hierzu klargestellt, dass eine zweite Anpassung nur in Ausnahmefällen erfolgen darf. Ein solcher Ausnahmefall könnte sein, wenn sich die äußeren Umstände drastisch verändert haben. Das kann beispielsweise bei plötzlich eintretenden, erheblichen Energiepreissteigerungen der Fall sein.

Anpassungshöhe: nachvollziehbar und begründet

Auch wenn die rechtliche Möglichkeit zur Anpassung besteht, heißt das nicht, dass der neue Vorauszahlungsbetrag beliebig festgesetzt werden darf. Stattdessen muss die Höhe der Vorauszahlungen zur Realität passen – also zu den tatsächlichen Kosten aus der letzten Abrechnung. Vermieter sollten daher nicht mit einem pauschalen Sicherheitszuschlag operieren oder Schätzwerte verwenden. Zulässig ist hingegen, realistisch absehbare Kostensteigerungen.

Beachten Sie: Die Anpassung muss für den Mieter nachvollziehbar sein. Transparenz schafft hier Vertrauen und senkt die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Rückfragen oder Widersprüchen kommt.

Einvernehmliche Erhöhungen außerhalb der Abrechnung

Abseits der gesetzlichen Regelung gibt es für Sie als Vermieter einen pragmatischen Weg. Die einvernehmliche Anpassung der Vorauszahlungen, kann mit einem Mieter abgesprochen werden. Sie und Ihre können sich jederzeit darauf verständigen, die Vorauszahlungen freiwillig zu erhöhen. Dadurch können drohende Nachzahlungen vermieden werden.

In Zeiten stark schwankender Energiepreise kann dies ein sinnvolles Mittel sein, um Liquiditätsengpässe auf beiden Seiten zu vermeiden. Voraussetzung dafür ist das beiderseitige Einverständnis sowie eine klare schriftliche Dokumentation der neuen Vereinbarung. Eine solche Regelung ersetzt allerdings nicht die Pflicht zur jährlichen Betriebskostenabrechnung.

Sonderfall Pauschale: Anpassung nur mit Erhöhungsvorbehalt

Ein Sonderfall liegt vor, wenn im Mietvertrag keine Vorauszahlung mit Abrechnung vereinbart wurde, sondern eine feste Betriebskostenpauschale. In solchen Fällen entfällt die jährliche Abrechnungspflicht, dafür ist die Anpassung dieser Pauschale rechtlich nur möglich, wenn im Mietvertrag ein sogenannter Erhöhungsvorbehalt enthalten ist. Was genau bedeutet das? Nur wenn ausdrücklich geregelt ist, dass der Vermieter die Pauschale bei gestiegenen Kosten anpassen darf, ist eine Erhöhung zulässig. Aber auch hier gilt, die Mitteilung über die Erhöhung muss in Textform erfolgen, den konkreten Grund benennen und die neue Pauschale klar ausweisen.

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